KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

EKDÖKSAN DÖKÜM METAL OTOMOTÄ°V SAN.TÄ°C.LTD.ÅžTÄ°.

KİŞİSEL VERÄ° SAKLAMA VE Ä°MHA POLÄ°TÄ°KASI

Ä°ÇÄ°NDEKÄ°LER

TANIMLAR ve KISALTMALAR

1. KAPSAM

2. AMAÇ

3. KAYIT ORTAMLARI

4. KİŞİSEL VERÄ°LERÄ°N SAKLANMASINI VE Ä°MHASINI GEREKTÄ°REN DURUMLAR

5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

6. KİŞİSEL VERÄ°LERÄ°N SAKLANMASI VE Ä°MHASINA Ä°LÄ°ÅžKÄ°N ALINAN TEDBÄ°RLER

7. KİŞİSEL VERÄ°LERÄ°N SAKLANMASI VE Ä°MHASINDA YER ALAN BÄ°RÄ°MLER VE GÖREV TANIMLARI

8. KİŞİSEL VERÄ°LERÄ°N Ä°MHA YÖNTEMLERÄ° VE SÜRECÄ°

9. SAKLAMA VE Ä°MHA SÜRELERÄ°

10. PERÄ°YODÄ°K Ä°MHA SÜRELERÄ°

11. POLÄ°TÄ°KA’NIN YAYINLANMASI/ SAKLANMASI, YÜRÜRLÜK TARÄ°HÄ° VE POLÄ°TÄ°KA’DA YAPILACAK GÜNCELLEMELER

TANIMLAR ve KISALTMALAR

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kiÅŸisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kiÅŸi kategorisidir.

Envanter: KiÅŸisel Veri Ä°ÅŸleme Envanteri’dir.

Ä°lgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kiÅŸi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doÄŸrultusunda kiÅŸisel verileri iÅŸleyen kiÅŸilerdir.

Ä°mha: KiÅŸisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.

Kanun: 6698 Sayılı KiÅŸisel Verilerin Korunması Kanunu’dur.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla iÅŸlenen kiÅŸisel verilerin bulunduÄŸu her türlü ortama verilen addır.

KiÅŸisel Veri Ä°ÅŸleme Envanteri: Veri sorumlularının iÅŸ süreçlerine baÄŸlı olarak gerçekleÅŸtirmekte oldukları kiÅŸisel verileri iÅŸleme faaliyetlerini; kiÅŸisel verileri iÅŸleme amaçlarını, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kiÅŸi grubuyla iliÅŸkilendirerek oluÅŸturdukları ve detaylandırdıkları envanterdir.

Kurul: KiÅŸisel Verileri Koruma Kurulu’dur.

Kurum: KiÅŸisel Verileri Koruma Kurumu’dur.

Özel Nitelikli KiÅŸisel Veri: KiÅŸilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düÅŸüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diÄŸer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliÄŸi, saÄŸlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kiÅŸisel veridir.

Periyodik Ä°mha: Kanunda yer alan kiÅŸisel verilerin iÅŸlenme ÅŸartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kiÅŸisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleÅŸtirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme iÅŸlemidir.

Politika: EKDÖKSAN DÖKÜM METAL OTOMOTÄ°V SAN.TÄ°C.LTD.ÅžTÄ°. KiÅŸisel Veri Saklama ve Ä°mha Politikası

Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicilidir.

Veri Kayıt Sistemi: KiÅŸisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak iÅŸlendiÄŸi kayıt sistemidir.

Veri Sorumlusu: KiÅŸisel verilerin iÅŸleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kiÅŸidir.

Yönetmelik: KiÅŸisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Haline Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’tir.

EKDÖKSAN: EKDÖKSAN DÖKÜM METAL OTOMOTÄ°V SAN.TÄ°C.LTD.ÅžTÄ°. (Veri Sorumlusu)

Åžirket: EKDÖKSAN DÖKÜM METAL OTOMOTÄ°V SAN.TÄ°C.LTD.ÅžTÄ°. (Veri Sorumlusu)

KiÅŸisel Verilerin Korunması Politikası içerisinde bulunan tanımlar iÅŸbu Politika için de geçerlidir.

1. KAPSAM

         EKDÖKSAN KiÅŸisel Veri Saklama ve Ä°mha Politikası (Bundan sonra “Politika” olarak adlandırılacaktır); EKDÖKSAN’nin kiÅŸisel verilerin iÅŸlendiÄŸi departmanları ile çalışanlarını ve    EKDÖKSAN’nin veri paylaşımında bulunduÄŸu iÅŸ ortaklarını, iÅŸ ve hizmet satın aldığı tüzel/gerçek kiÅŸileri, 3. kiÅŸi ve resmi kurum ve kuruluÅŸlar ile kanunun yetkilendirdiÄŸi tüzel/gerçek kiÅŸileri kapsamaktadır.

         Ä°ÅŸbu Politika; EKDÖKSAN ‘nin kiÅŸisel veriler üzerinde uygulayacağı saklama faaliyetlerine iliÅŸkin bilgi ve imha faaliyetlerini kapsayacak olup, her türlü imha gereksinimi sonucunda uygulanacaktır.

          Ä°lgili mevzuatın deÄŸiÅŸmesi veya güncellenmesi durumunda, EKDÖKSAN politikasını ilgili mevzuata uyumlu olacak ÅŸekilde yenileyebilecek, deÄŸiÅŸtirebilecek veya güncelleyecektir.

          Ä°ÅŸbu Politika’nın EKDÖKSAN tarafından uygulanmasında hukuki bir engel olması, uyumsuzluk ortaya çıkması ve/veya yeni düzenlemeler ışığında güncelleme ihtiyacı doÄŸması halinde, EKDÖKSAN, Politika ve uygulamasını yeniden belirleyebilecektir.

2. AMAÇ

      EKDÖKSAN KiÅŸisel Verileri Saklama ve Ä°mha Politikası (“Politika”), EKDÖKSAN tarafından gerçekleÅŸtirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine iliÅŸkin iÅŸ ve iÅŸlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

          EKDÖKSAN; kanun ile belirlenen temel ilkeler doÄŸrultusunda; ÅŸirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet saÄŸlayıcıları, ziyaretçiler ve diÄŸer üçüncü kiÅŸilere ait kiÅŸisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleÅŸmeler, 6698 sayılı KiÅŸisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diÄŸer ilgili mevzuata uygun olarak iÅŸlenmesini ve ilgili kiÅŸilerin haklarını etkin bir ÅŸekilde kullanmasının saÄŸlanmasını öncelik olarak belirlemiÅŸtir.

       KiÅŸisel verilerin saklanması ve imhasına iliÅŸkin iÅŸ ve iÅŸlemler, EKDÖKSAN tarafından bu doÄŸrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleÅŸtirilir.

3. KAYIT ORTAMLARI

          KiÅŸisel veriler, EKDÖKSAN tarafından Tablo 1’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir ÅŸekilde saklanır.

Tablo 1: Kişisel veri saklama ortamları

Elektronik Ortam / Elektronik Olmayan Ortam

- Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)

- Yazılımlar (ofis yazılımları, portal)

- Bilgi güvenliÄŸi cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük log kayıt dosyası, antivirüs vb.)

- Bulut sistemleri

- Bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)

- Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)

- Optik diskler (CD, DVD vb.)

- Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)

- Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi, parmak okuyucu vb.

- Kağıt

- Manuel veri kayıt sistemleri (Ziyaretçi giriÅŸ defteri)

- Yazılı, basılı, görsel ortamlar

4. KİŞİSEL VERÄ°LERÄ°N SAKLANMASINI VE Ä°MHASINI GEREKTÄ°REN DURUMLAR

A- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI GEREKTİREN DURUMLAR

          Kanunun 3 üncü maddesinde kiÅŸisel verilerin iÅŸlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde iÅŸlenen kiÅŸisel verinin iÅŸlendikleri amaçla baÄŸlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya iÅŸlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiÄŸi belirtilmiÅŸ, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kiÅŸisel verilerin iÅŸleme ÅŸartları sayılmıştır.

          Buna göre, EKDÖKSAN faaliyetleri çerçevesinde kiÅŸisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya iÅŸleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

i. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

          EKDÖKSAN’da, faaliyetleri çerçevesinde iÅŸlenen kiÅŸisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kiÅŸisel veriler;

- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,

- 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

- 5651 sayılı Ä°nternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla Ä°ÅŸlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

- 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu,

- 6331 sayılı Ä°ÅŸ SaÄŸlığı ve GüvenliÄŸi Kanunu,

- 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,

- 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,

- 4857 sayılı İş Kanunu,

- 2547 sayılı YükseköÄŸretim Kanunu,

- 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,

- 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu

- Ä°ÅŸyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak SaÄŸlık ve Güvenlik Önlemlerine Ä°liÅŸkin Yönetmelik

- ArÅŸiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diÄŸer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

ii. Saklamayı Gerektiren Ä°ÅŸleme Amaçları

          Ä°ÅŸlenen kiÅŸisel verileriniz, mevzuat tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak EKDÖKSAN tarafından aÅŸağıda yer alan amaçlarla saklanmaktadır:

- EKDÖKSAN’nin yürüttüÄŸü ticari faaliyetlerin mevzuata ve Åžirket politikalarına uygun olarak yerine getirilmesi için Åžirket’imizin iÅŸ birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve bu doÄŸrultuda faaliyetlerin yürütülmesi;

- EKDÖKSAN’nin insan kaynakları politikasının belirlenmesi ile faaliyetlerinin yürütülmesi ve icra edilmesi;

- EKDÖKSAN’nin kısa, orta ve uzun vadede ticari politikalarının tespit edilmesi, planlanması ve uygulanması;

- EKDÖKSAN ile iÅŸ iliÅŸkisi içerisinde olunan ilgili kiÅŸilerin ticari, teknik, hukuki emniyetinin saÄŸlanması ve iÅŸbu gerçek / tüzel kiÅŸilerle irtibat saÄŸlanması

- EKDÖKSAN’nin ticari itibarı ve oluÅŸturduÄŸu güvenin korunması;

- Resmi kurumlarca ilgili mevzuat kapsamında öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, bu hizmetlerden faydalanılmasına iliÅŸkin olarak tabi olduÄŸumuz yasal yükümlülüklerin ifa edilmesi;

- Åžirketimizin ticari ve iÅŸ stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amacıyla; yürütülen satın alma operasyonları (talep, teklif, deÄŸerlendirme, sipariÅŸ, bütçelendirme), ÅŸirket içi sistem ve uygulama yönetimi operasyonları, hukuki operasyonlarının yönetilmesi;

- Resmi makamlardan ya da ilgili kiÅŸilerden gelen taleplerin incelenmesi, deÄŸerlendirilmesi, yanıtlanması;

- Åžirkete ait fiziki mekanların güvenliÄŸi ve denetiminin saÄŸlanması;

- Ä°leride doÄŸabilecek hukuki uyuÅŸmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüÄŸünün yerine getirilmesi.

B- Ä°MHAYI GEREKTÄ°REN SEBEPLER

KiÅŸisel veriler;

- Ä°ÅŸlenmesine esas teÅŸkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin deÄŸiÅŸtirilmesi veya ilgası

- İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

- KiÅŸisel verileri iÅŸlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması,

- Kanunun 11 inci maddesi gereÄŸi ilgili kiÅŸinin hakları çerçevesinde kiÅŸisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine iliÅŸkin yaptığı baÅŸvurunun EKDÖKSAN tarafından kabul edilmesi,

- EKDÖKSAN.'nin, ilgili kiÅŸi tarafından kiÅŸisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan baÅŸvuruyu reddetmesi, verdiÄŸi cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula ÅŸikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması

- KiÅŸisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiÅŸ olması ve kiÅŸisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir ÅŸartın mevcut olmaması

- Taraflar arasındaki sözleÅŸmenin hiç kurulmamış olması, sözleÅŸmenin geçersiz olması, sözleÅŸmenin kendiliÄŸinden sona ermesi, sözleÅŸmenin feshi veya sözleÅŸmeden dönülmesi,

- KiÅŸisel verileri iÅŸlemenin sadece açık rıza ÅŸartına istinaden gerçekleÅŸtiÄŸi hallerde ilgili kiÅŸinin açık rızasını geri alması, durumlarında, EKDÖKSAN tarafından ilgili kiÅŸinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

         KiÅŸisel verilerin imhası, üç farklı ÅŸekilde saÄŸlanabilir. Bunlar verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.

i. KiÅŸisel Verilerin Silinmesi

          KiÅŸisel verilerin silinmesi, kiÅŸisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir ÅŸekilde eriÅŸilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi iÅŸlemidir. EKDÖKSAN, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak iÅŸlenmiÅŸ olmasına raÄŸmen, iÅŸlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ve Yönetmelik’te düzenlenmiÅŸ hallerin ortaya çıkması halinde kendi kararına istinaden veya kiÅŸisel veri sahibinin talebi üzerine kiÅŸisel verileri siler veya yok eder.